2.2. Motto
Jak wyłapać złodziei czasu? To proste. Zrób monitoring dnia i tygodnia, a następnie opracuj konkretny plan.
2.2. Wprowadzenie
Czas możemy marnować na wiele sposobów, ale w żaden sposób nie jesteśmy w stanie go przywrócić. Jest wiele czynności, które są często przyjemne, ale mało ważne i niepotrzebnie kradną nasz czas. Aby przeanalizować, jak wykorzystujemy swój czas, warto zrobić sobie monitoring dnia i tygodnia oraz prześledzić cały miesiąc. Dzięki temu uświadomimy sobie, na co wykorzystujemy czas i w jakich proporcjach. Następnie warto zrobić plan dzienny i tygodniowy, aby optymalnie wykorzystywać swój czas.
2.2.1. Jakie czynności należą do najpowszechniejszych złodziei czasu?
Oto lista najczęstszych złodziei czasu:
- niekontrolowane spędzanie czasu na serwisach społecznościowych;
- oglądanie telewizji, bez konkretnego planu, bez wybranych programów do obejrzenia lub oglądanie małowartościowych programów rozrywkowych;
- robienie wielu czynności naraz, zamiast, jeśli to możliwe, od początku do końca jednej. Aby kilka razy nie wracać do tych samych rzeczy;
- brak ogólnego porządku w miejscu pracy i w materiałach, nad którymi pracujemy;
- brak planu i wypunktowanych na karteczce lub np. w Excelu zadań do wykonania, które mogą nas znakomicie dyscyplinować i prowadzić; warto mieć plan na dzień tydzień, oraz na miesiąc i rok (plany średniofalowe);
- niekorzystanie z kalendarzy, notesów, nieplanowanie, życie z dnia na dzień;
- odkładanie ważnych spraw „na potem” i w efekcie kumulacja ważnych spraw w krótkim czasie;
- nielimitowany czas na odwiedziny znajomych i przyjmowanie gości;
- niekontrolowany czas na gry komputerowe;
- brak priorytetów w zadaniach do wykonania;
- słaba świadomość celów, szczególnie tych najważniejszych i uciekanie od nich;
- niepotrzebne angażowanie się w sprawy, w których niewiele możemy zrobić, a pochłaniających dużo naszych zasobów; robienie rzeczy, które są zbędne w danym czasie;
- nieergonomiczne i meczące warunki pracy: niewygodnie krzesło, słabe oświetlenie;
- mała wydajność spowodowana niewyspaniem, zaniedbywaniem dobrego odżywania, dbania o kondycję fizyczną, psychiczna i duchową;
- zaniedbywanie odpoczynku. Jeśli ciągle pracujemy i nie mamy czasu na regenerację to w efekcie nasza wydajność spada. Często wiele więcej moglibyśmy zrobić, gdybyśmy wygospodarowali czas na odpoczynek, sport, gimnastykę. Lepiej jest być na stawionym na efektywną i wydajną pracę przeplataną odpoczynkiem, niż ciągle nieustannie pozornie pracować.
2.2.2. Jak przeprowadzić monitoring czasu?
Czas warto przeanalizować, śledząc cały swój tydzień i odnotowując krótko w tabelce, co robimy o danej godzinie. Aby uświadomić sobie, na co i w jakich proporcjach przeznaczamy nasz czas, gdzie go marnujemy, a moglibyśmy wykorzystać go na realizację swoich zainteresowań.
Do przeprowadzenia solidnego monitoringu czasu i nowego planu wykorzystaj trzy tabelki do druku, dołączone w plikach PDF.
a) W pierwszej tabelce (Poziom_2.2._MasterStudentPL _Analiza_Tygodnia.pdf ) jest 7 dni tygodnia i godziny od 15:00 do 23:00 od poniedziałku do piątku (zakładam, że w tym czasie już jesteś po zajęciach lub po pracy) oraz od 7:00 do 23:00 w soboty i niedziele (zakładam, że w takich godzinach funkcjonujesz i śpisz 8 godzin; oczywiście możesz przygotować dowolne tabelki, które będą idealnie pokrywały się z Twoimi potrzebami).
W powyższej tabelce na dany tydzień wypisuj przy poszczególnych godzinach, co robisz w danym czasie. Takie zbieranie danych przeprowadź przez cały tydzień.
b) Tabelka druga (Poziom_2.2._MasterStudentPL _Analiza_Miesiaca.pdf) zawiera wszystkie dni miesiąca. 31 kolumn i 18 wierszy (Zakładam, że nie śpisz w zakresie godzin od 6:00 do 24:00; np. śpisz od 23:00 do 7:00). W tej tabelce codziennie odhaczaj sobie w zależności od tego, jak wykorzystałeś daną godzinę, czerwonym minusem źle wykorzystaną godzinę, a zielonym plusem – dobrze wykorzystaną godzinę.
Jako dobrze wykorzystaną godzinę rozumiem to jeśli jesteś w szkole i w czasie czterdziestopięciominutowej lekcji jesteś skupiony, starasz się jak najwięcej zrozumieć, zapamiętać i możliwie najlepiej zrobić notatki, przerwę między lekcjami wykorzystujesz na odpoczynek, żarty ze znajomymi, wyjście na dwór, aby się przewietrzyć. (nie wykorzystujesz przerwy, aby w ostatniej chwili douczać się czegoś, czego wcześniej się nie nauczyłeś).
Podobnie w pracy. Pracujesz na przykład 55 min solidnie, 5 min przerwy na oderwanie się od pracy lub dłuższa przerwa na obiad, kawę.
Po zajęciach lub po pracy dobrze wykorzystany czas może wyglądać na przykład tak: 3 godziny solidnie się uczysz robiąc sobie dziesięciominutowe przerwy, lub pracujesz nad prywatnymi rzeczami. Potem uprawisz ulubioną dyscyplinę sportu, masz czas dla rodziny i znajomych, przejrzenie portali społecznościowych.
Powinieneś sam zdefiniować, co jest dla Ciebie tą dobrą godzina, a co złą. Chodzi o to, aby na takiej jednej kartce A4 po miesiącu zobaczyć, czy efektywnie i dobrze wykorzystywaliśmy czas.Ile było tych czerwonych kresek, a ile zielonych plusów.
c) Tabelka trzecia: Poziom_2.2._MasterStudentPL _Nowy_Plan_Tygodnia.pdf Teraz po przeanalizowaniu tygodnia (i pierwszego tygodnia na tabeli całego miesiąca), zaplanuj sobie dni robocze oraz sobotę i niedzielę.
Rozplanuj czas tak, aby było w nim miejsce na sprawną naukę i pracę z zaangażowaniem oraz na aktywny wypoczynek, realizację pasji, czas dla bliskich i rozrywkę.
2.2. Ćwiczenia
Ppobierz i wydrukuj załączony plik: Poziom_2.2._MasterStudentPL.pdf
- przeczytaj pytania i wypisz długopisem po 3-5 odpowiedzi do nich, dzięki temu dobrze uświadomisz sobie poruszane tu zagadnienia, zapamiętasz je i dostosujesz do swoich potrzeb;
- kartki zachowaj sobie w segregatorze i przejrzyj je po 1 dniu, następnie – po 7 dniach, potem – po miesiącu;
- przeglądając swoje odpowiedzi po 7 i 30 dniach, wypisuj najważniejsze odpowiedzi i inne wnioski, jakie wyciągnąłeś w stosunku do siebie, przerabiając ten rozdział z poziomu pierwszego.
2.2 Podsumowanie
Ważne jest, aby pracować wydajnie i mieć czas na odpoczynek oraz regenerację, a nie uczyć się lub pracować pozornie, bez przerwy i z marnymi rezultatami. Warto być uczciwym wobec siebie. Dobrze planując, znacznie więcej zrobimy w krótszym czasie. Sztuką jest mieć czas na wszystko.
Przewodnik po MasterStudent.PL
Przeczytałeś, skorzystałeś, podziel się ze znajomymi. Powodzenia!
